Jak usprawnić działanie firmy? Przenieś ją do sfery cyfrowej!

Opóźnienia w rozliczeniach z urzędem skarbowym, ZUS, zagubione faktury i zaległości w opłatach... – to tylko wierzchołek góry lodowej problemów, jakie przysparza bałagan w firmowych dokumentach. Dziś opowiemy o rozwiązaniu, dzięki któremu zaoszczędzisz czas i nerwy stracone na poszukiwaniach zagubionych faktur i usprawnisz komunikację pomiędzy działami firmy. To rozwiązanie to cyfryzacja informacji firmowej – zapraszamy do lektury!

Każda firma jest generatorem tysięcy dokumentów

Faktury, analizy, umowy, raporty, potwierdzenia – dokumenty generowane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej można by długo wymieniać. Niestety ich ilość rośnie wraz z rozwojem firmy. Po pewnym czasie każdy przedsiębiorca dochodzi do etapu, w którym zaczyna tracić kontrolę nad namnażającą się dokumentacją. Oczywiście, pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, jest inwestycja w dział księgowy oraz HR – taki krok zazwyczaj pozwala jedynie na doraźne rozwiązanie problemu. Oczywiście wszystkie wytwarzane dokumenty należy odpowiednio zaksięgować, przetworzyć oraz zarchiwizować. Jednak zarządzanie dokumentami nie rozwiąże innych kwestii związanych z komunikacją pomiędzy działami. Dochodząc do sedna – jeżeli dział księgowy działa, jak należy, to jedną z głównych przyczyn powstawania bałaganu w dokumentacji firmowej jest problem w komunikacji pomiędzy działami.

Objawy problemów komunikacyjnych w firmie

Posłużymy się w tym miejscu przykładem – firmowy sprzedawca wystawia fakturę, którą powinien przekazać do działu księgowości. Pozostawia ją jednak na biurku, ponieważ na jej podstawie chciałby skompletować zamówienie. Zamówienia tego nie jest jednak w stanie skompletować, ponieważ od tygodnia nie otrzymał produktów, o które prosił. Zamówienie to zapewne leży na innym biurku i nie zostało przekazane do realizacji... Takie problemy się namnażają, i można z nimi sobie poradzić dzięki cyfryzacji przedsiębiorstwa przy użyciu jednego z systemów do zarządzania firmą (systemu ERP).

Zarządzanie firmą z poziomu komputera

Digitalizacja dokumentów jest jednym z podstawowych filarów każdego systemu ERP. W takiej sytuacji każda wystawiona faktura istnieje w wersji cyfrowej, a poszukiwanie jej zajmuje kilka sekund – wystarczy wpisać datę w wyszukiwarce, aby odnaleźć zagubiony dokument. Przy użyciu takiego systemu można również składać zamówienia i wyznaczać zadania dla poszczególnych działów. Możliwe jest również rozliczanie czasu pracy kierowców, team leaderów, załogi magazynowej i jakichkolwiek innych członków firmowego zespołu. Działy księgowości i HR zostają obciążone, ponieważ taki system wykona szereg analiz za nas, a właściciel firmy może kontrolować funkcjonowanie przedsiębiorstwa z poziomu komputera. Wdrożenie takiego systemu to złożony proces dlatego jest realizowany przez firmę informatyczną.