Elektroniczny obieg dokumentów – na czym to polega?

Od sprawności wewnętrznego obiegu dokumentacji firmowej w dużej mierze uzależniona jest jakość funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Proces ten więc powinien być maksymalnie usprawniony, a najlepiej zautomatyzowany. Automatyzację ta możemy uzyskać dzięki przeniesieniu dokumentów firmowych do sfery cyfrowej. Jak przebiega taki proces? Na czym konkretnie polega cyfryzacja obiegu dokumentacji firmowej? Sprawdźmy

Czym jest obieg dokumentacji w firmie

Każdy podmiot gospodarczy jest generatorem dokumentów – są to między innymi faktury kosztowe i sprzedażowe, umowy zawierane z innymi spółkami i firmami, teczki pracownicze wraz z całą dokumentacją oraz wiele, wiele innych. Dokumentacja ta musi byś przechowywana, księgowana i archiwizowana w sposób zgodny z polskim prawem – jednym słowem: przetwarzana. Każdy, komu kiedykolwiek przyszło prowadzić działalność gospodarczą, lub pracować w branży księgowej wie, jak wiele problemów potrafi przysporzyć bałagan w takiej dokumentacji. Zagubione faktury, korekty przesyłane do kontrahentów i urzędów oraz opóźnienia w płatnościach to tylko wierzchołek góry lodowej. O wiele łatwiej jest taką dokumentację scyfryzować i obsługiwać za pośrednictwem systemu ERP – czyli oprogramowania służącego do zdalnego zarządzania firmą.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów polega na przeniesieniu istniejącej dokumentacji do sfery cyfrowej oraz generowaniu nowych dokumentów wyłącznie w wersji elektronicznej. Digitalizacja dokumentów jest przeprowadzana przez firmę IT, która również zazwyczaj odpowiada za wdrożenie oprogramowania ERP. Takie oprogramowanie może pochodzić od różnych producentów, jednak zawsze musi być odpowiednio wdrożone, czyli dostosowane do modelu funkcjonowania firmy. W efekcie komunikacja pomiędzy działami firmowymi odbywa się za pośrednictwem komputera. Dokumenty mogą być wyszukiwane w wygodny sposób, przy użyciu systemowej wyszukiwarki – na przykład po wpisaniu daty. To rozwiązanie wygodne, legalne i niosące za sobą szereg korzyści. Przede wszystkim oszczędzamy miejsce potrzebne na składowanie dokumentów. Kolejna sprawa jest taka, że odciążamy dział HR i księgowości, możemy więc zrezygnować z części obsługi, lub delegować ja do innych zadań. Kolejna sprawa to oszczędność czasu – zapomnij o wielogodzinnym poszukiwaniu zagubionej faktury, tak jak wspomnieliśmy, do każdego dokumentu będziesz miał dostęp z perspektywy komputera. Jak wiadomo, czas to pieniądz, o czym chyba nie musimy żadnego przedsiębiorcy przekonywać!