Dokumentacja firmowa – jak ją przechowywać?

Papierologia i firmowa dokumentacja potrafi często zajmować naprawdę sporą ilość miejsca. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się nawet na stworzenie dodatkowej przestrzeni na dokumenty! Czasami niektóre faktury są objęte ochroną prawną i muszą być przechowywane nawet kilkadziesiąt lat. Jak radzić sobie z firmową dokumentacją?

Firmowe archiwum

Jednym ze sposobów na zachowanie porządku z dokumentach jest stworzenie firmowe archiwum lub innej przestrzeni, które dedykowana będzie tylko do przechowywania papierologii. W dobie cyfryzacji dokumentów wiele z nich można co prawda przechowywać na twardych dyskach, jednak wiele przedsiębiorstw się na to nie decyduje. Co bowiem w momencie, gdy ktoś wkradnie się na dysk i zyska dostęp do tajnych umów i pism? Na komputerach nie ma czegoś takiego, jak pewna utylizacja dokumentów. Słupsk, Warszawa, Poznań...administratorzy biur z całego kraju wiedzą zapewne, że nawet jeśli dany plik zostanie przeniesiony do kosza, można go z łatwością odzyskać, co często bywa niebezpieczne i ryzykowne dla interesów firmy.

Cyfryzacja dokumentów

Jak już wspomnieliśmy, rzeczywistość cyfrowa umożliwia magazynowanie dokumentów na twardych dyskach lub nawet w tzw. chmurze (jak np. chmura comarch służąca do księgowości i rozliczeń). Wiele osób sceptycznie podchodzi do tego rozwiązania, choć jest ono bardzo wygodne. Wystarczy zeskanować dokumenty i wgrać je do systemu, bądź od razu pracować na elektronicznych wersjach plików. Prawdą jest, że w momencie uszkodzenia serwera czy awarii sieci komputerowej, wszystkie dokumenty mogą zostać utracone. Z tego powodu warto zrobić kilka kopii wszystkich plików, lub ustawić codzienną, automatycznie wykonywaną kopię zapasową. Inna kwestia to podejście osób starszych do technologii cyfrowych, które przyzwyczajone są do tradycyjnej formy dokumentacji. Z tego powodu elektroniczny obieg dokumentów wciąż nie jest jeszcze w naszym kraju zbyt popularny.

Ograniczanie potrzebnej dokumentacji

Dość ciekawym sposobem na porządek w dokumentacji firmowej jest...ograniczanie jej ilości. Nie zawsze konieczne jest przygotowywanie stosu umów i pism - czasem wystarczy ograniczyć się do kilku stron. Wszystko jest kwestią odpowiednich zapisów i znajomości przepisów prawnych. Inną sprawą jest ilość klientów: jeśli firma ma ich coraz więcej to logicznym jest, że ciężko będzie ograniczyć przypływ dokumentacji. Podobnie wygląda kwestia pracowników.

Abstrahując: jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zadbać o większą ilość klientów, zadbaj o swój marketing. Farmaceutyczny, sportowy, kosmetyczny...to właściwie bez znaczenia. Reklamować można każdą z branż!